Galimatjas informacyjny

Już dawno pozbyłem się złudzeń - stałem się trybikiem machiny biurokracji. Jedno spojrzenie na statystyki użycia aplikacji na mej maszynie służbowej obnażają uzależnienie od klienta email, pakietu biurowego, portali intranetowych oraz narzędzi planistyczno-budżetowych.  Lata kontaktu z "prawdziwą" informatyką odeszły już w przeszłość. 

Kosztując na co dzień smaku losu przeciętnego użytkownika systemów, które niegdyś wdrażałem mierzę się z innymi problemami niż wcześniej. Spędzając jedną czwartą czasu produkując dokumenty a resztę na przeglądaniu, opiniowaniu, porównywaniu i komunikowaniu dokumentów poważnie nadwyrężam nie tylko kręgosłup, ale także zdolność do ogarnięcia tej masy wirtualnych kwitków. 

Teoria przestawia się pięknie wg korporacyjne wizji Microsoft. Dokumenty mają meta dane, listy dostępu, okresy przydatności. Mogą być przechowywane w bibliotekach SharePoint. Tożsamości naszych współpracowników winny być starannie doglądane w katalogu i dostępne poprzez mechanizmy federacji dla tych spoza naszej organizacji. Sama informacja miała być ustrukturalizowana w paragrafy, tabele, schematy wektorowe lub bitmapy połączone nagłówkami. Występujące w dokumentach liczby miały być połączone i automatycznie wyliczone. Tyle teorii. Praktyka jest zupełnie inna.

Wewnętrznie zmagam się z setkami portali i przestrzeni projektowych nie wykrywalnych przez niedokonfigurowane usługi indeksujące wyszukiwanie. W budynkach pełnych obrzydliwie wykształconych i doświadczonych ludzi na darmo jest szukać kogokolwiek z choćby średnią znajomością narzędzi, w których na co dzień przyszło im pracować. Mniej więcej co trzecia osoba umie świadomie posłużyć się wbudowanym w dokument stylem, co piąta styl zmodyfikować a co dziesiąta wpisać meta dane w dokument. Osoby używające formuł w MS Word i własnych funkcji w MS Excel trafiają się raz na sto.

Jednak moja skromna funkcja wymaga głównie współpracy z dostawcami i klientami, gdzie szanse na cywilizowaną wymianę informacji spadają prawie do zera.

W rezultacie niekomfortową część dnia pracy spędzam na poszukiwaniu informacji, "którą przecież gdzieś tutaj miałem" lub przekopywaniu historii przeglądarki w poszukiwaniu "tego drugiego sajtu, gdzie leżą te prezentacje". Gdy wziąć pod uwagę, że muszę pracować w więcej niż jednym środowisku informatycznym, to nawet prowadzenie trzech kalendarzy (w tym prywatnego) staje się zmorą.

Wiem, że nie jestem sam z tym problemem. Słyszę zagubionych profesjonalistów dookoła, jak w przypływie frustracji winią bogu-ducha-winnych programistów naszych narzędzi.

Niestety wszyscy potrzebujemy asystenta, który byłby zawsze z nami, pamiętał co to za spotkanie, gdzie jest portal projekty, czy już wysłaliśmy poprzednią notatkę i kto nam już przesłał uwagi. W zeszłym tygodniu miałem sen. :-) 

Dokumenty i operacje na osi czasu

Wyśniłem oś czasu, po której mógłbym się poruszać i zmieniać skalę. Pokazywałaby całą mą aktywność w danym systemie operacyjnym wraz z linkami do wszystkich zasobów informacyjnych, jakich używałem. Np. w trakcie spotkania dostałem e-mail od wykonawcy, sprawdziłem ich adres na stronie web, zajrzałem do Google Maps sprawdzić, ile czasu potrzebuję na dojazd i wykonałem wpis w kalendarzu Outlook na spotkanie, dojazd. Następnie sprawdziłem, jak się nazywają ludzie z zespołu projektowego na intranecie i wysłałem im zapraszajkę do wspólnej jazdy na miejsce. Widzicie to? Coś na kształt mind-mapy, ale osadzonej na osi czasu.

Na przykład chciałbym zajrzeć do moich kart pracy, by sprawdzić, co robiłem danego tygodnia, wskazać interesujący mnie projekt i zobaczyć w kalendarzu, jakie spotkania odbyłem, a następnie z kim rozmawiałem na czacie w trakcie tego spotkania.

Oczywiście wymagałoby to nieco pracy przygotowawczej w celu zidentyfikowania słów kluczowych, w oparciu o które asystent mógłby skojarzyć operację z konkretnym projektem. Jednak warto byłoby to przygotować.

Wreszcie gdy produkuję dokumenty asystent mógłby mnie zapytać przy zapisywaniu dokumentu, czego on dotyczy (o ile sam już tego nie wyczytał) i otworzyć właściwe repozytorium, gdzie zwykle trzymam te dokumenty - przecież wiecznie szukam w e-mailach, które jest właściwe.

Jeśli w takowym narzędziu udałoby się pozbyć aspektu "chmury" i mieć automat zapamiętujący wszystkie operacje lokalnie na komputerze wraz z kontekstem (z którego WiFi wtedy korzystałem?), to możnaby z tego sprawnie korzystać. Czuję, że to możliwe...

Śledzenie informacji

Ileż czasu zajmuje mi odnalezienie wszystkich możliwych miejsc, gdzie może znajdować się aktualna wersja danego dokumentu! Skoro i tak dostaję się do tych wszystkich miejsc, choć różnymi drogami, to czy komputer nie mógłby tego jakoś zapamiętać i mi podpowiedzieć, skąd to mam, jakie wersje, gdzie zapisane i tak dalej? Powiem więcej - skoro umiem odczytać tabelę oczami z arkusza kalkulacyjnego, dokumentu tekstowego, obrazka, PDFu i materiału wideo, to dlaczego do cholery co najmniej raz w tygodniu muszę przerysowywać jakieś głupie tabelki między oknami? Czy nie mógłbym mieć w tle asystenta rozpoznającego na bieżąco wszystko co mam przed oczami i uczynnie oferującego umieszczenie w schowku "odformatowanej" wersji do wtórnego użycia?

Tutaj znowu wydaje mi się, że to powinno być wykonalne i niekoniecznie drogie...

Spojrzałem na ofertę rynkową i widzę, że są rozwiązania fragmentarycznie pokrywające mój "sen", ale zwykle są to kawałki większych, drogich rozwiązań. Myślę, że to jest obszar do zagospodarowania przez dostawców systemów operacyjnych. Widzimy nieśmiałe próby w sektorze mobilnym w formie Google Now i Microsoft Cortana. Ja potrzebuję wersji lokalnej i zorientowanej na użytkownika korporacyjnego.

Co o tym myślicie?